Soul Condominium

1. Titolare del Trattamento e Piattaforma

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è l'Amministratore pro-tempore del Condominio. L'accesso ai dati personali, contabili e di ripartizione delle spese avviene tramite l'infrastruttura web dedicata (piattaforma "Soul Condominium" o affine in uso all'Amministrazione).

2. Condizioni Tassative per l'Accesso e l'Uso del Portale

L'erogazione delle credenziali di accesso al portale gestionale web rappresenta una concessione fiduciaria. Effettuando il login, il condomino (di seguito "Utente") accetta incondizionatamente le seguenti disposizioni:

• Responsabilità delle Credenziali: Le credenziali di accesso (Nome Utente e Password) sono strettamente personali, confidenziali e incedibili. L'Utente è l'unico ed esclusivo responsabile della loro custodia e segretezza.
• Divieto di Accesso a Terzi: È fatto divieto assoluto di condividere le credenziali con soggetti terzi (inclusi familiari non proprietari, inquilini non registrati o consulenti esterni) senza previa autorizzazione scritta dell'Amministrazione.
• Manleva di Responsabilità: L'Amministrazione e i gestori dell'infrastruttura declinano ogni responsabilità per l'accesso non autorizzato ai dati contabili e personali dell'Utente causato da furto, smarrimento, o uso negligente delle credenziali da parte dell'Utente stesso (es. utilizzo di password deboli, reti Wi-Fi pubbliche non sicure o dispositivi compromessi).

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati inseriti, elaborati e visualizzati all'interno dell'interfaccia gestionale (dati anagrafici, quote millesimali, estratti conto, morosità, consumi idrici/energetici) sono trattati esclusivamente per:

• La corretta esecuzione del mandato di amministrazione condominiale (Art. 6, lett. b, GDPR).
• L'adempimento di obblighi fiscali, legali e contabili previsti dalla normativa vigente (Art. 6, lett. c, GDPR).
• La tutela dei diritti del Condominio, inclusa la gestione del recupero crediti.

4. Integrazione con Google Calendar e trattamento dei dati Google

Soul Condominium offre agli amministratori una funzione facoltativa di sincronizzazione del planning delle visite con Google Calendar. L'attivazione avviene esclusivamente su esplicita azione dell'amministratore (pulsante "Collega Calendar") tramite il protocollo sicuro Google OAuth 2.0: l'applicazione non conosce né conserva mai la password dell'account Google dell'utente.

Dati Google a cui l'applicazione accede:

• Indirizzo email dell'account Google (ambito userinfo.email): utilizzato al solo scopo di identificare quale account/calendario è stato collegato e mostrarlo all'amministratore.
• Eventi di Google Calendar (ambiti calendar.events e calendar.readonly): utilizzati per creare, aggiornare, leggere ed eventualmente eliminare gli appuntamenti del planning e per leggere la tavolozza colori del calendario, così da mantenere allineate le visite tra Soul Condominium e il calendario dell'amministratore.

Finalità d'uso: i dati di Google Calendar sono utilizzati unicamente per erogare la funzione di sincronizzazione bidirezionale degli appuntamenti tra il planning e il calendario dell'amministratore. Non vengono in alcun modo impiegati per profilazione, pubblicità, addestramento di modelli o finalità diverse da quella dichiarata.

Conservazione: sul server (hosting IONOS, database MySQL) vengono conservati esclusivamente i token di autorizzazione (access token e refresh token) necessari a mantenere attivo il collegamento e, per ogni appuntamento sincronizzato, l'identificativo dell'evento Google (google_event_id) insieme a titolo, data/ora, descrizione ed eventuale colore. Nessun altro contenuto del calendario Google viene copiato o conservato.

Condivisione: i dati Google dell'utente non vengono venduti, ceduti né condivisi con terzi. Sono trattati solo dall'infrastruttura tecnica strettamente necessaria a fornire il servizio (fornitore di hosting).

Revoca del collegamento: l'amministratore può interrompere la sincronizzazione in qualsiasi momento tramite il pulsante "Scollega" all'interno del planning, oppure revocando l'accesso dalla pagina Sicurezza > Permessi del proprio Account Google (myaccount.google.com/permissions). Alla revoca, i token vengono eliminati dal sistema.

5. Sicurezza dell'Infrastruttura Informatica e Protezione Dati

Il sistema è progettato per garantire l'integrità e la riservatezza delle informazioni tramite misure tecniche rigorose:

• I database del portale sono protetti da firewall e sistemi di prevenzione intrusioni.
• Al fine di garantire la totale integrità e disponibilità dei dati contabili, l'infrastruttura esegue procedure di backup automatizzate e criptate (dump completi programmati regolarmente, es. a cadenza giornaliera notturna), per prevenire qualsiasi perdita di informazioni.
• Ogni tentativo da parte dell'Utente di alterare l'interfaccia, eseguire script malevoli, tentare attacchi di tipo SQL Injection, o estrarre dati altrui mediante web scraping, comporterà il blocco immediato e permanente dell'account, con contestuale segnalazione alle Autorità Postali e Penali competenti.

6. Conservazione dei Dati

I log di accesso al portale (Indirizzo IP, timestamp di login) vengono conservati crittografati per il tempo necessario a garantire la sicurezza informatica del sistema e prevenire accessi abusivi.

I dati contabili e amministrativi presenti nel gestionale saranno conservati per 10 anni, come previsto dalla normativa civile e fiscale italiana (Art. 2220 C.C.).

7. Divieto di Divulgazione (Patto di Riservatezza)

I documenti resi disponibili all'interno dell'area riservata (verbali di assemblea, bilanci, riparti, preventivi di fornitori, fatture) contengono spesso dati personali di altri condomini o di terzi. L'Utente si obbliga a mantenere la massima riservatezza su tale documentazione.

È severamente vietato scaricare, fotografare, stampare e diffondere tali documenti all'esterno (es. su social network, chat di gruppo WhatsApp non ufficiali o bacheche pubbliche). Qualsiasi violazione di tale divieto espone l'Utente a responsabilità penale e civile per violazione della privacy altrui.

8. Diritti dell'Interessato

In conformità agli Artt. 15-22 del GDPR, l'Utente può esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, limitazione) interfacciandosi con l'Amministrazione. Si fa presente che il diritto alla cancellazione ("oblio") non è applicabile ai dati contabili e anagrafici necessari alla corretta gestione delle quote condominiali fino alla perdita dello status di condomino, e comunque nel rispetto dei termini di conservazione fiscale previsti per legge.