Soul Condominium

1. Titolare del Trattamento e Piattaforma

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è l'Amministratore pro-tempore del Condominio. L'accesso ai dati personali, contabili e di ripartizione delle spese avviene tramite l'infrastruttura web dedicata (piattaforma "Soul Condominium" o affine in uso all'Amministrazione).

2. Condizioni Tassative per l'Accesso e l'Uso del Portale

L'erogazione delle credenziali di accesso al portale gestionale web rappresenta una concessione fiduciaria. Effettuando il login, il condomino (di seguito "Utente") accetta incondizionatamente le seguenti disposizioni:

• Responsabilità delle Credenziali: Le credenziali di accesso (Nome Utente e Password) sono strettamente personali, confidenziali e incedibili. L'Utente è l'unico ed esclusivo responsabile della loro custodia e segretezza.
• Divieto di Accesso a Terzi: È fatto divieto assoluto di condividere le credenziali con soggetti terzi (inclusi familiari non proprietari, inquilini non registrati o consulenti esterni) senza previa autorizzazione scritta dell'Amministrazione.
• Manleva di Responsabilità: L'Amministrazione e i gestori dell'infrastruttura declinano ogni responsabilità per l'accesso non autorizzato ai dati contabili e personali dell'Utente causato da furto, smarrimento, o uso negligente delle credenziali da parte dell'Utente stesso (es. utilizzo di password deboli, reti Wi-Fi pubbliche non sicure o dispositivi compromessi).

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati inseriti, elaborati e visualizzati all'interno dell'interfaccia gestionale (dati anagrafici, quote millesimali, estratti conto, morosità, consumi idrici/energetici) sono trattati esclusivamente per:

• La corretta esecuzione del mandato di amministrazione condominiale (Art. 6, lett. b, GDPR).
• L'adempimento di obblighi fiscali, legali e contabili previsti dalla normativa vigente (Art. 6, lett. c, GDPR).
• La tutela dei diritti del Condominio, inclusa la gestione del recupero crediti.

4. Sicurezza dell'Infrastruttura Informale e Protezione Dati

Il sistema è progettato per garantire l'integrità e la riservatezza delle informazioni tramite misure tecniche rigorose:

• I database del portale sono protetti da firewall e sistemi di prevenzione intrusioni.
• Al fine di garantire la totale integrità e disponibilità dei dati contabili, l'infrastruttura esegue procedure di backup automatizzate e criptate (dump completi programmati regolarmente, es. a cadenza giornaliera notturna), per prevenire qualsiasi perdita di informazioni.
• Ogni tentativo da parte dell'Utente di alterare l'interfaccia, eseguire script malevoli, tentare attacchi di tipo SQL Injection, o estrarre dati altrui mediante web scraping, comporterà il blocco immediato e permanente dell'account, con contestuale segnalazione alle Autorità Postali e Penali competenti.

5. Conservazione dei Dati

I log di accesso al portale (Indirizzo IP, timestamp di login) vengono conservati crittografati per il tempo necessario a garantire la sicurezza informatica del sistema e prevenire accessi abusivi.

I dati contabili e amministrativi presenti nel gestionale saranno conservati per 10 anni, come previsto dalla normativa civile e fiscale italiana (Art. 2220 C.C.).

6. Divieto di Divulgazione (Patto di Riservatezza)

I documenti resi disponibili all'interno dell'area riservata (verbali di assemblea, bilanci, riparti, preventivi di fornitori, fatture) contengono spesso dati personali di altri condomini o di terzi. L'Utente si obbliga a mantenere la massima riservatezza su tale documentazione.

È severamente vietato scaricare, fotografare, stampare e diffondere tali documenti all'esterno (es. su social network, chat di gruppo WhatsApp non ufficiali o bacheche pubbliche). Qualsiasi violazione di tale divieto espone l'Utente a responsabilità penale e civile per violazione della privacy altrui.

7. Diritti dell'Interessato

In conformità agli Artt. 15-22 del GDPR, l'Utente può esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, limitazione) interfacciandosi con l'Amministrazione. Si fa presente che il diritto alla cancellazione ("oblio") non è applicabile ai dati contabili e anagrafici necessari alla corretta gestione delle quote condominiali fino alla perdita dello status di condomino, e comunque nel rispetto dei termini di conservazione fiscale previsti per legge.